Бенчмаркинг по стандартам договорной работы — 2024
Представляем результаты исследования LINK, ВШЭ и Doczilla по организации договорной работы в ведущих российских и международных компаниях в 2023–2024 году. Вы можете ознакомиться с исследованием на этой странице или скачать в формате PDF по кнопке ниже:
Введение
Бенчмаркинг по стандартам договорной работы — это исследование о том, как ведущие российские и международные компании подходят к организации договорной работы. В исследовании принимали участие эксперты из сообщества юристов LINK, представители ВШЭ и лидера рынка LegalTech в России компании Doczilla.
В результате исследования мы разработали профессиональный стандарт договорной работы с описанием реализуемых на практике инструментов и методологии.
Ключевые тренды организации договорной работы в 2023–2024
Создание AI-команд и AI-лабораторий внутри крупных компаний для поиска эффективных способов прикладного применения генеративного искусственного интеллекта в первую очередь в договорной работе, а также в управлении знаниями, в обучении и развитии своих команд.
Искусственный интеллект
договорной работы за счет СЭД, CLM и конструкторов договоров; есть тренд на увеличение бюджетов на цифровую трансформацию. По данным ТеДо автоматизация именно этих трех направлений является самыми приоритетными для юридический функций с долей 52% (конструктор договоров и система согласования договоров) и 48% (СЭД).
Бенчмаркинг юридической функции – 2023 (tedo.ru)
Бенчмаркинг юридической функции – 2023 (tedo.ru)
Автоматизация
появляется как отдельный юнит в юрфункции, а там, где был - продолжается его развитие; по данным ТеДо 56% команд имеют в штате как минимум 1 менеджера по legal operations. Среди приоритетов главный фокус на повышении эффективности договорной работы.
Legal Operations
Этапы договорной работы
Подготовительный (преддоговорный) этап
- Разработка общих условий работы с контрагентами
- Наличие процедур KYC потенциальных контрагентов
- Онбординг контрагентов до заключения первой сделки
Договорный этап
- Разработка бизнес-процессов подготовки и согласования договоров
- Стандартизация договорной работы: разработка шаблонов, библиотеки стандартных формулировок, базы знаний
- Автоматизация процесса подготовки и согласования договоров
- Наличие стандартов по переговорам и согласованию условий сделок с контрагентами
- Настроенные процессы по визированию, подписанию договоров
- Формирование электронного архива и базы данных о заключенных контрактах
Этап исполнения и прекращения договора («пост-договорный этап»)
- Разработка шаблонов документов, связанных с исполнением договора (доп. соглашений на продление сроков, изменение тарифов, соглашений о расторжении, писем, спецификаций, заявок, тех.заданий, претензий, актов, уведомлений и т.п.,)
- Разработка стандарта по контролю над исполнением договоров
- Разработка процедуры управления изменениями договоров
- Разработка регламента по судебно-претензионной работе
Подготовительный (преддоговорный) этап
Разработка общих условий работы с контрагентами
Ключевая часть преддоговорной работы — это идентификация перечня рисков, которые могут привести к срыву или затягиванию сделок, к убыткам для бизнеса или ущербу для деловой репутации компании, а также определение способов их минимизации.
Результатом этой работы, как правило, являются «Общие условия сотрудничества» («Общие условия»).
Ключевая часть преддоговорной работы — это идентификация перечня рисков, которые могут привести к срыву или затягиванию сделок, к убыткам для бизнеса или ущербу для деловой репутации компании, а также определение способов их минимизации.
Результатом этой работы, как правило, являются «Общие условия сотрудничества» («Общие условия»).
Общие условия — это та часть будущих договорных условий, которая является базовой и существенной для всех договоров, заключаемых компанией, или для договоров определенного вида (Общие условия поставок, Общие условия подряда, Общие условия оказания услуг, Общие условия строительного подряда, Общие условия перевозки, Общие условия аренды недвижимости и т.п.).
В случае их наличия Общие условия могут использоваться как настольная книга каждого контрактного менеджера компании, менеджера по закупкам, клиентского менеджера, юриста и всех, кто участвует в контрактации.
Общие условия также могут быть размещены на сайте компании или являться приложением к запросам на коммерческое предложение (RFQ или RFI) в рамках тендера, конкурса или предложения на закупку
Общие условия также могут быть размещены на сайте компании или являться приложением к запросам на коммерческое предложение (RFQ или RFI) в рамках тендера, конкурса или предложения на закупку
В некоторых компаниях существуют «Общие условия» как отдельный документ, в котором собраны
положения, общие для всех договоров (конфиденциальность, обмен уведомлениями, заверения об
обстоятельствах и зд.) и отдельно «Видовые условия», содержащие положения, общие для договоров
определенного вида (поставка, аренда, подряд и т.п.), в совокупности эти два документа являются
общими условиями работы с контрагентом по определенному виду договора и выполняют ту же роль, что
и «Общие условия», о которых идет речь по тексту стандарта
положения, общие для всех договоров (конфиденциальность, обмен уведомлениями, заверения об
обстоятельствах и зд.) и отдельно «Видовые условия», содержащие положения, общие для договоров
определенного вида (поставка, аренда, подряд и т.п.), в совокупности эти два документа являются
общими условиями работы с контрагентом по определенному виду договора и выполняют ту же роль, что
и «Общие условия», о которых идет речь по тексту стандарта
В зависимости от того, является ли договор расходным или доходным, в Общие условия включают следующие положения:
обмен информацией и конфиденциальность
стандартные условия поставки / оказания услуг / выполнения работ / аренды и т.п.
стандартные условия платежа
разрешение споров и применимое право
стандартные требования по качеству и гарантия качества
заверения об обстоятельствах
приемка и требования к первичным документам
форс-мажор
соблюдение законодательства, требований по охране труда
право на проверку деятельности
ответственность
порядок изменения и расторжения договора
Наличие процедур KYC потенциальных контрагентов
KYC (know your client) — стандартный процесс проверки контрагента перед началом работы с ним.
Этот процесс можно разделить на два блока:
·оценку благонадежности;
·оценку на санкционные риски.
Этот процесс можно разделить на два блока:
·оценку благонадежности;
·оценку на санкционные риски.
Оценка благонадежности делается в первую очередь для налоговых целей как минимум, а как максимум также для целей собственной безопасности компании в целях исключить недобросовестность или риски ущерба для компании. Такая проверка происходит на основе:
1) представленных контрагентом данных и документов по ранее разработанному перечню,
2) через анализ данных, имеющихся в публичных источниках
3) на основе опыта работы с данным контрагентом в прошлом (если был).
1) представленных контрагентом данных и документов по ранее разработанному перечню,
2) через анализ данных, имеющихся в публичных источниках
3) на основе опыта работы с данным контрагентом в прошлом (если был).
В последнее время существует тренд на снижение количества запрашиваемых документов — у контрагента запрашивают только ту информацию, которую невозможно получить из публичных источников (устав если нет в публичном доступе, лицензии, справки, согласия, доверенности и т.д.),.
Проверка по публичным источникам происходит при помощи технологий, например:
Процесс проверки и периодического мониторинга контрагентов — это самостоятельный бизнес-процесс, который не будет предметом рассмотрения настоящего стандарта.
- Спарк
- Контур.Фокус
- Глобас
- др.
Процесс проверки и периодического мониторинга контрагентов — это самостоятельный бизнес-процесс, который не будет предметом рассмотрения настоящего стандарта.
Корпоративные одобрения и согласия на совершение сделки
Хорошей практикой является:
Doczilla, 1С, Elma, DocsVision. Directum, Tessa, Turbocontract
Процесс одобрения (согласия на совершение) договора внутри компании и на стороне контрагента в идеале должен происходить до заключения договора, особенно если необходимо согласование с государственными органами и регуляторами.
В случае наличия в группе компаний правил по внутригрупповому согласованию отдельных решений и сделок, не оформляемых в качестве корпоративных решений органов управления в соответствии с уставом, то такие согласования проводятся также на этом этапе.
Хорошей практикой является:
- наличие инструментов для автоматического определения, требуется ли одобрение сделки с вашей стороны;
- наличие чек-листа для определения, требуется ли одобрение сделки со стороны контрагента;
- наличие разработанных шаблонов корпоративных одобрений (решений, протоколов), а также документов, необходимых для их получения;
- настройка автоматического формирования корпоративных одобрений и сопутствующих документов, а также их согласование и подписание при помощи IT-продуктов, внедренных в компании (ERP, СЭД, CRM, конструкторы документов, ИИ);
- внедрение системы отслеживания необходимости корпоративных одобрений при внесении изменений в договор (увеличение суммы, изменение предмета и т.п.).
Doczilla, 1С, Elma, DocsVision. Directum, Tessa, Turbocontract
Процесс одобрения (согласия на совершение) договора внутри компании и на стороне контрагента в идеале должен происходить до заключения договора, особенно если необходимо согласование с государственными органами и регуляторами.
В случае наличия в группе компаний правил по внутригрупповому согласованию отдельных решений и сделок, не оформляемых в качестве корпоративных решений органов управления в соответствии с уставом, то такие согласования проводятся также на этом этапе.
Соглашение об ЭДО
Хорошей практикой является заключение на данном этапе отдельного соглашения об ЭДО, особенно если с одним контрагентом заключается более чем одна сделка. На практике это единственная возможность выстроить единый бизнес процесс при массовом переходе по неформализованным документам в ЭДО, который позволяет унифицировать насколько это возможно сортировку формализованных и неформализованных документов, которыми стороны могут обмениваться по договору, а также прописать условия направления и подписания самого договора и дополнительных соглашений к нему.
Хорошей практикой является заключение на данном этапе отдельного соглашения об ЭДО, особенно если с одним контрагентом заключается более чем одна сделка. На практике это единственная возможность выстроить единый бизнес процесс при массовом переходе по неформализованным документам в ЭДО, который позволяет унифицировать насколько это возможно сортировку формализованных и неформализованных документов, которыми стороны могут обмениваться по договору, а также прописать условия направления и подписания самого договора и дополнительных соглашений к нему.
Договорный этап
Разработка бизнес-процессов подготовки и согласования договоров
Бизнес-процесс подготовки и согласования договоров условно можно декомпозировать на несколько элементов:
Бизнес-процесс подготовки и согласования договоров условно можно декомпозировать на несколько элементов:
1. Матрица согласований
Матрица разрабатывается по каждому типу сделок и может быть представлена в виде блок-схемы с текстовым описанием.
Маршруты согласования могут быть многовариантными в зависимости от различных факторов, например:
В подавляющем большинстве компаний существует перечень договоров, которые не требуют согласования с юристами.
Критерии сделок, по которым при правильно выстроенной системе согласования договоров не требуется согласование юристов:
Матрица разрабатывается по каждому типу сделок и может быть представлена в виде блок-схемы с текстовым описанием.
Маршруты согласования могут быть многовариантными в зависимости от различных факторов, например:
- предмет договора,
- цена сделки,
- наличие или отсутствие ограничения ответственности компании по договору,
- соответствие договора шаблону,
- является ли контрагент резидентом РФ или нет.
В подавляющем большинстве компаний существует перечень договоров, которые не требуют согласования с юристами.
Критерии сделок, по которым при правильно выстроенной системе согласования договоров не требуется согласование юристов:
- договор, который заключается по шаблону компании без изменений;
- цена (например, до 1 000 000 рублей);
- наличие лимита ответственности;
- тип сделки (участие в семинарах, покупка канцелярии и т.п.);
- прочее.
2. Разграничение зон ответственности
Все участники процесса согласования должны четко понимать свою зону ответственности в рамках сделки и перечень вопросов, по которым они принимают решения при согласовании условий договора.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит организация договорной работы («отдел документооборота»), то это, как правило, задача юриста: распределить зоны ответственности подразделений и отразить это разметкой в шаблонах или в регламенте по согласованию договоров.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит внесение всех правок и комментариев, то целесообразно параллельное согласование оставлять на иные подразделения, а юристам согласовывать договор последними.
Порядок согласования, при котором юрист получает договор на согласование последним, защищает компанию от риска, что в результате комментариев может поменяться предмет сделки или ее значимые условия, а самих юристов — от лишней работы.
Каждое подразделение, понимая свою зону ответственности, полноценно работает с договором в режиме правок. В конце согласования юрист (или специалист отдела документооборота, при наличии) систематизирует и формализует документ с учетом правок и комментариев.
Хорошей практикой является наличие в регламенте по договорной работе не только сроков согласования, но также требований по форме, в которой должны предоставляться комментарии или производиться оценка рисков. Внесение правок непосредственно в текст договора является базовым требованием к каждому департаменту при наличии возможности исправить договор путем внесения изменений в текст документа.
Необходимо избегать превращения комментариев по договору в чат общения между различными подразделениями, для таких целей должны использоваться средства коммуникации (телефон, почта и т.п)
Если компания практикует возможность согласования с комментариями, то предполагается, что в комментарии выносятся те вопросы, которые не могли быть устранены в режиме правок на этапе согласования.
Все участники процесса согласования должны четко понимать свою зону ответственности в рамках сделки и перечень вопросов, по которым они принимают решения при согласовании условий договора.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит организация договорной работы («отдел документооборота»), то это, как правило, задача юриста: распределить зоны ответственности подразделений и отразить это разметкой в шаблонах или в регламенте по согласованию договоров.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит внесение всех правок и комментариев, то целесообразно параллельное согласование оставлять на иные подразделения, а юристам согласовывать договор последними.
Порядок согласования, при котором юрист получает договор на согласование последним, защищает компанию от риска, что в результате комментариев может поменяться предмет сделки или ее значимые условия, а самих юристов — от лишней работы.
Каждое подразделение, понимая свою зону ответственности, полноценно работает с договором в режиме правок. В конце согласования юрист (или специалист отдела документооборота, при наличии) систематизирует и формализует документ с учетом правок и комментариев.
Хорошей практикой является наличие в регламенте по договорной работе не только сроков согласования, но также требований по форме, в которой должны предоставляться комментарии или производиться оценка рисков. Внесение правок непосредственно в текст договора является базовым требованием к каждому департаменту при наличии возможности исправить договор путем внесения изменений в текст документа.
Необходимо избегать превращения комментариев по договору в чат общения между различными подразделениями, для таких целей должны использоваться средства коммуникации (телефон, почта и т.п)
Если компания практикует возможность согласования с комментариями, то предполагается, что в комментарии выносятся те вопросы, которые не могли быть устранены в режиме правок на этапе согласования.
3. Шаблоны и конструтор договоров
Разработка и согласование шаблонов договоров — важный, но трудоемкий этап стандартизации договорной работы, как для юристов, так и для других подразделений.
Перед тем как приступить к разработке шаблонов, рекомендуем оценить целесообразность создания шаблона для каждого типа сделки по следующему чек-листу:
Разработка и согласование шаблонов договоров — важный, но трудоемкий этап стандартизации договорной работы, как для юристов, так и для других подразделений.
Перед тем как приступить к разработке шаблонов, рекомендуем оценить целесообразность создания шаблона для каждого типа сделки по следующему чек-листу:
- Регулярность: (частотность определяется каждой компании самостоятельно). Нецелесообразно разрабатывать шаблон, если все сделки подобного рода уже были заключены на длительный срок или договор такого рода потребуется 1-2 раза в год.
- Идентичность условий — предмет, права, обязанности и ответственность неизменны, а изменяемая часть небольшая.
- Объективная возможность использования вашей формы договора с основной массой контрагентов по сделкам этого типа.
Но даже если не удается подписывать договоры по вашей форме без изменений со стороны контрагентов и вывести юристов из процесса согласования, наличие шаблона уже экономит время на этапе подготовке первого проекта договора и его согласования внутри компании.
Хорошая практика — когда шаблон договора состоит из двух частей: изменяемой и неизменяемой (например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями расположены на первых страницах или в приложении к договору). Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.
Идеально, если получится обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений за счет IT-решений (СЭД, CRM, CLM, конструкторы договоров).
Рекомендуется отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и изменения к ним при их актуализации.
Также хорошей практикой является разработка и описание условий, при соблюдении которых можно использовать тот или иной шаблон. Идеально, когда выбор шаблона происходит автоматически в СЭД, CLM или конструкторе документов, а сам шаблон заполняется автоматически актуальными реквизитами сторон из справочников
Один из самых эффективных способов ускорить процесс подготовки типовых документов — это обеспечить, чтобы они формировались автоматически с минимальным вовлечением человека. Конструкторы договоров решают эту задачу.
В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически за счет данных, передаваемых из других IT-систем, а также за счет ответов, которые выбирает пользователь, отвечая на заранее настроенные в конструкторе вопросы по основным условиям сделки.
Хорошая практика — когда шаблон договора состоит из двух частей: изменяемой и неизменяемой (например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями расположены на первых страницах или в приложении к договору). Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.
Идеально, если получится обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений за счет IT-решений (СЭД, CRM, CLM, конструкторы договоров).
Рекомендуется отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и изменения к ним при их актуализации.
Также хорошей практикой является разработка и описание условий, при соблюдении которых можно использовать тот или иной шаблон. Идеально, когда выбор шаблона происходит автоматически в СЭД, CLM или конструкторе документов, а сам шаблон заполняется автоматически актуальными реквизитами сторон из справочников
Один из самых эффективных способов ускорить процесс подготовки типовых документов — это обеспечить, чтобы они формировались автоматически с минимальным вовлечением человека. Конструкторы договоров решают эту задачу.
В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически за счет данных, передаваемых из других IT-систем, а также за счет ответов, которые выбирает пользователь, отвечая на заранее настроенные в конструкторе вопросы по основным условиям сделки.
Но даже если не удается подписывать договоры по вашей форме без изменений со стороны контрагентов и вывести юристов из процесса согласования, наличие шаблона уже экономит время на этапе подготовке первого проекта договора и его согласования внутри компании.
Хорошая практика — когда шаблон договора состоит из двух частей: изменяемой и неизменяемой (например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями расположены на первых страницах или в приложении к договору). Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.
Идеально, если получится обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений за счет IT-решений (СЭД, CRM, CLM, конструкторы договоров).
Рекомендуется отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и изменения к ним при их актуализации.
Хорошая практика — когда шаблон договора состоит из двух частей: изменяемой и неизменяемой (например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями расположены на первых страницах или в приложении к договору). Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.
Идеально, если получится обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений за счет IT-решений (СЭД, CRM, CLM, конструкторы договоров).
Рекомендуется отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и изменения к ним при их актуализации.
Также хорошей практикой является разработка и описание условий, при соблюдении которых можно использовать тот или иной шаблон. Идеально, когда выбор шаблона происходит автоматически в СЭД, CLM или конструкторе документов, а сам шаблон заполняется автоматически актуальными реквизитами сторон из справочников
Один из самых эффективных способов ускорить процесс подготовки типовых документов — это обеспечить, чтобы они формировались автоматически с минимальным вовлечением человека. Конструкторы договоров решают эту задачу.
В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически за счет данных, передаваемых из других IT-систем, а также за счет ответов, которые выбирает пользователь, отвечая на заранее настроенные в конструкторе вопросы по основным условиям сделки.
Один из самых эффективных способов ускорить процесс подготовки типовых документов — это обеспечить, чтобы они формировались автоматически с минимальным вовлечением человека. Конструкторы договоров решают эту задачу.
В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически за счет данных, передаваемых из других IT-систем, а также за счет ответов, которые выбирает пользователь, отвечая на заранее настроенные в конструкторе вопросы по основным условиям сделки.
Шаблон договора vs конструктор договоров?
Зависит от многих факторов, включая уровень сложности самого договора, компетенции конечных пользователей и ресурсов юристов. Иногда юристу проще разработать готовый шаблон, где комбинация различных положений договора уже тщательно подобрана и подогнана друг под друга, но по договорам с ограниченным числом переменных прекрасно будет работать конструктор.
Как правило, договоры, созданные на базе шаблонов или с помощью конструктора, защищены от редактирования и за счет этого сокращают цикл сделки, исключая юристов и другие департаменты из цепочки согласования.
Самые популярные конструкторы документов в России:
Doczilla, Turbocontract, Ю-райт
Зависит от многих факторов, включая уровень сложности самого договора, компетенции конечных пользователей и ресурсов юристов. Иногда юристу проще разработать готовый шаблон, где комбинация различных положений договора уже тщательно подобрана и подогнана друг под друга, но по договорам с ограниченным числом переменных прекрасно будет работать конструктор.
Как правило, договоры, созданные на базе шаблонов или с помощью конструктора, защищены от редактирования и за счет этого сокращают цикл сделки, исключая юристов и другие департаменты из цепочки согласования.
Самые популярные конструкторы документов в России:
Doczilla, Turbocontract, Ю-райт
4. Автоматизация процесса согласования договоров
Электронный документооборот
Стандарт — это автоматизация согласования договоров в СЭД (система электронного документооборота) или СLM (contract life-cycle management, или система по управлению жизненным циклом контракта).
Без внедрения указанных систем невозможно организовать эффективную договорную работу в крупной компании.
Электронный документооборот
Стандарт — это автоматизация согласования договоров в СЭД (система электронного документооборота) или СLM (contract life-cycle management, или система по управлению жизненным циклом контракта).
Без внедрения указанных систем невозможно организовать эффективную договорную работу в крупной компании.
5. Стандарты по переговорам и согласованию условий сделок с контрагентами
Наблюдается тренд на внедрение технологий, позволяющих работать с документом на этапе его согласования в едином пространстве, поддерживающем одновременную многопользовательскую работу и контроль версий документа.
Как работать с изменениями договора контрагентом? Есть несколько подходов к решению этого вопроса:
Наблюдается тренд на внедрение технологий, позволяющих работать с документом на этапе его согласования в едином пространстве, поддерживающем одновременную многопользовательскую работу и контроль версий документа.
Как работать с изменениями договора контрагентом? Есть несколько подходов к решению этого вопроса:
Допустим, вы направляете стандартный договор контрагенту, но появляются разногласия. Как подойти к организации этой работы?
А. Изменения можно вносить прямо в текст договора в режиме рецензирования
В. Изменения можно вносить в изменяемую часть документа в блок «Дополнительные (специальные) условия»
С. Работать через протокол разногласий (IT-решения уже умеют его формировать автоматически, сравнивая две версии договора между собой)
D. Разработать матрицу отклонения от типовых условий
Варианты А, B и С являются самыми распространенными на практике. Но все же наблюдается тренд на отказ от работы с протоколами разногласий.
Вариант D с матрицей отклонений от типовых условий встречается не так часто, но позволяет сократить цикл сделки. Чтобы реализовать этот процесс, на преддоговорном этапе подразделения договариваются о том, насколько ответственное лицо по договору может максимально отойти от стандартных условий заключения сделок.
Например, если в стандартном договоре контрагент меняет срок на досудебное урегулирование с 30 дней на 60, через матрицу инициатор может определить, согласуют юристы такое изменение или нет. Матрица очерчивает предел свободы бизнеса при согласовании условий сделки и определяет, какие изменения могут быть внесены в стандартные положения без привлечения юриста или специалиста другого подразделения.
Вариант D с матрицей отклонений от типовых условий встречается не так часто, но позволяет сократить цикл сделки. Чтобы реализовать этот процесс, на преддоговорном этапе подразделения договариваются о том, насколько ответственное лицо по договору может максимально отойти от стандартных условий заключения сделок.
Например, если в стандартном договоре контрагент меняет срок на досудебное урегулирование с 30 дней на 60, через матрицу инициатор может определить, согласуют юристы такое изменение или нет. Матрица очерчивает предел свободы бизнеса при согласовании условий сделки и определяет, какие изменения могут быть внесены в стандартные положения без привлечения юриста или специалиста другого подразделения.
6. Электронное подписание и визирование
Подписание договоров электронной подписью — это обязательное условие эффективной работы с контрактами.
Некоторые юристы и бизнес опасаются перехода на подписание договоров при помощи ЭЦП, предпочитая подписывать электронно только первичные документы. Трендом становится отказ от этой консервативной позиции.
Подписание через операторов ЭДО (электронный документооборот) помогает исключить необходимость парафирования бумажных документов и проверку версий подписанного договора.
Для исключения риска подлога документов контрагентом при электронном подписании рекомендуется подписывать договор первыми.
Важно: определите круг сделок, не подлежащих подписанию в ЭДО. Например, сделки по недвижимости (кроме сделок по 223- и 44-ФЗ), сделки с акциями и долями, а также сделки, требующие нотариальной формы.
Для подписания договоров с нерезидентами можно также использовать электронную подпись, заключив соглашение об электронном взаимодействии в соответствии с п. 2 ст. 6 ФЗ-63. Существует масса сервисов и в России, и за рубежом, которые можно использовать для этих целей.
Визирование договора перед подписанием актуально только для бумажных документов, поскольку валидация электронных договоров происходит автоматически в IT-решениях.
Подписант ставит свою подпись под договором только при наличии виз ответственных сотрудников в соответствии с утвержденными маршрутами согласования.
Подписание договоров электронной подписью — это обязательное условие эффективной работы с контрактами.
Некоторые юристы и бизнес опасаются перехода на подписание договоров при помощи ЭЦП, предпочитая подписывать электронно только первичные документы. Трендом становится отказ от этой консервативной позиции.
Подписание через операторов ЭДО (электронный документооборот) помогает исключить необходимость парафирования бумажных документов и проверку версий подписанного договора.
Для исключения риска подлога документов контрагентом при электронном подписании рекомендуется подписывать договор первыми.
Важно: определите круг сделок, не подлежащих подписанию в ЭДО. Например, сделки по недвижимости (кроме сделок по 223- и 44-ФЗ), сделки с акциями и долями, а также сделки, требующие нотариальной формы.
Для подписания договоров с нерезидентами можно также использовать электронную подпись, заключив соглашение об электронном взаимодействии в соответствии с п. 2 ст. 6 ФЗ-63. Существует масса сервисов и в России, и за рубежом, которые можно использовать для этих целей.
Визирование договора перед подписанием актуально только для бумажных документов, поскольку валидация электронных договоров происходит автоматически в IT-решениях.
Подписант ставит свою подпись под договором только при наличии виз ответственных сотрудников в соответствии с утвержденными маршрутами согласования.
7. Штрих-коды
Штрих-код на документе (бумажном) позволяет быстро найти необходимый документ, его карточку в СЭД или CLM и ознакомиться с историей сделки как до, так и после его подписания.
Если по каким-то причинам в компании договоры подписываются на бумаге, то для целей архивирования и создании архивного реестра штрих-код будет большим подспорьем и сэкономит массу времени по занесению информации.
Штрих-код на документе (бумажном) позволяет быстро найти необходимый документ, его карточку в СЭД или CLM и ознакомиться с историей сделки как до, так и после его подписания.
Если по каким-то причинам в компании договоры подписываются на бумаге, то для целей архивирования и создании архивного реестра штрих-код будет большим подспорьем и сэкономит массу времени по занесению информации.
8. Формирование электронного архива и базы данных о заключенных контрактах
Хорошей практикой является формирование системы хранения подписанных договоров или электронного архива, в которых уполномоченные сотрудники могут быстро найти требующийся им договор.
Некоторые компании в 2024 году пошли дальше и работают над тем, чтобы помимо человеко-читаемого договора IT-решения формировали цифровой слой со структурированными данными о том, на каких условиях подписываются контракты в компании.
Такие решения называются «цифровой договор» и пока только тестируются или находятся в процессе разработки. Цифровой договор в будущем позволит использовать данные из договора о его существенных условиях для аналитики, для контроля исполнения стандартов заключения сделок и эффективного расходования ресурсов компании.
Хорошей практикой является формирование системы хранения подписанных договоров или электронного архива, в которых уполномоченные сотрудники могут быстро найти требующийся им договор.
Некоторые компании в 2024 году пошли дальше и работают над тем, чтобы помимо человеко-читаемого договора IT-решения формировали цифровой слой со структурированными данными о том, на каких условиях подписываются контракты в компании.
Такие решения называются «цифровой договор» и пока только тестируются или находятся в процессе разработки. Цифровой договор в будущем позволит использовать данные из договора о его существенных условиях для аналитики, для контроля исполнения стандартов заключения сделок и эффективного расходования ресурсов компании.
9. Автоматическая аналитика и статистика
СЭД и, в особенности, CLM за счет аналитики позволяют выявлять узкие места на разных этапах подготовки и согласования документов, отслеживать выполнение KPI по договорной работ, если они установлены
При больших объемах сделок вести эту статистику вручную невозможно. Это еще один аргумент за автоматизацию договорной работы в СЭД или CLM.
СЭД и, в особенности, CLM за счет аналитики позволяют выявлять узкие места на разных этапах подготовки и согласования документов, отслеживать выполнение KPI по договорной работ, если они установлены
При больших объемах сделок вести эту статистику вручную невозможно. Это еще один аргумент за автоматизацию договорной работы в СЭД или CLM.
Этап исполнения и прекращения договора («пост-договорный этап»)
С подписанием договора работа по сделке не заканчивается, а только начинается.
Поэтому стандартом является наличие правил по контролю над исполнением договоров, управлению изменениями и судебно-претензионной работе.
Поэтому стандартом является наличие правил по контролю над исполнением договоров, управлению изменениями и судебно-претензионной работе.
На этапе исполнения договора часто требуется срочная подготовка и согласование стандартных документов, сопровождающих сделку.
Юристы стремятся стандартизировать и эти документы при условии их частого использования.
Какие документы обычно шаблонизируются:
Юристы стремятся стандартизировать и эти документы при условии их частого использования.
Какие документы обычно шаблонизируются:
- дополнительные соглашения (установление тарифов на следующий год/квартал, продление срока действия договора и т.п.);
- соглашения о расторжении;
- письма, уведомления, заявки (заказы), требования и претензии;
- доверенности;
- протоколы;
- заключения.
Разработка шаблонов документов, связанных с исполнением договора
По данным ТеДо, на практике контроль над исполнением договора осуществляют:
Разработка стандарта по контролю над исполнением договоров.
Поэтому каких-либо стандартов в этом направлении юристами пока не разработано.
Эту работу только предстоит проделать юридическому сообществу в 2024−2025 годах.
Эту работу только предстоит проделать юридическому сообществу в 2024−2025 годах.
Судебно-претензионная работа должна ставить своей целью:
- максимальную автоматизацию претензионной работы (шаблоны претензий, зачеты, сальдирование);
- наличие в договоре положений, легитимизирующих аккумулирование систематических возникающих затрат (например, гарантийных) с упрощенным стандартом доказывания;
- своевременный сбор необходимых документов;
- своевременное привлечение юристов;
- меры, направленные на минимизацию рисков в случае начала серьезного спора (расторжение договора, приостановка поставок/оплаты, в т.ч. по договорам со всеми контрагентами, входящими в одну группу с нарушителем при наличии такой возможности по договору);
- использование обеспечительных мер;
- др.
Разработка регламента по судебно-претензионной работе
Doczilla Pro — стандарт в автоматизации договорной работы
Создайте: удобный конструктор документов с AI-модулем
Согласуйте: no-code маршруты согласования с командой и контрагентом
Подпишите: внедренная ЭЦП
Проконтролируйте: обязательства из договора автоматически мигрируют в таск-трекер, превращаются в задачи с ответственными и дедлайнами
Сохраните: файловое хранилище с гибкими настройками доступа
И это все — в едином рабочем пространстве
Оставьте заявку на демо, чтобы узнать, как Doczilla поможет вашим контрактам.
Россия 2024
