1. Матрица согласованийМатрица разрабатывается по каждому типу сделок и может быть представлена в виде блок-схемы с текстовым описанием.
Маршруты согласования могут быть многовариантными в зависимости от различных факторов, например:
- предмет договора,
- цена сделки,
- наличие или отсутствие ограничения ответственности компании по договору,
- соответствие договора шаблону,
- является ли контрагент резидентом РФ или нет.
В подавляющем большинстве компаний существует перечень договоров, которые не требуют согласования с юристами.
Критерии сделок, по которым при правильно выстроенной системе согласования договоров не требуется согласование юристов:
- договор, который заключается по шаблону компании без изменений;
- цена (например, до 1 000 000 рублей);
- наличие лимита ответственности;
- тип сделки (участие в семинарах, покупка канцелярии и т.п.);
- прочее.
2. Разграничение зон ответственности
Все участники процесса согласования должны четко понимать свою зону ответственности в рамках сделки и перечень вопросов, по которым они принимают решения при согласовании условий договора.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит организация договорной работы («отдел документооборота»), то это, как правило, задача юриста: распределить зоны ответственности подразделений и отразить это разметкой в шаблонах или в регламенте по согласованию договоров.
Если в компании нет отдельного подразделения, в обязанности которого входит внесение всех правок и комментариев, то целесообразно параллельное согласование оставлять на иные подразделения, а юристам согласовывать договор последними.
Порядок согласования, при котором юрист получает договор на согласование последним, защищает компанию от риска, что в результате комментариев может поменяться предмет сделки или ее значимые условия, а самих юристов — от лишней работы.
Каждое подразделение, понимая свою зону ответственности, полноценно работает с договором в режиме правок. В конце согласования юрист (или специалист отдела документооборота, при наличии) систематизирует и формализует документ с учетом правок и комментариев.
Хорошей практикой является наличие в регламенте по договорной работе не только сроков согласования, но также требований по форме, в которой должны предоставляться комментарии или производиться оценка рисков. Внесение правок непосредственно в текст договора является базовым требованием к каждому департаменту при наличии возможности исправить договор путем внесения изменений в текст документа.
Необходимо избегать превращения комментариев по договору в чат общения между различными подразделениями, для таких целей должны использоваться средства коммуникации (телефон, почта и т.п)
Если компания практикует возможность согласования с комментариями, то предполагается, что в комментарии выносятся те вопросы, которые не могли быть устранены в режиме правок на этапе согласования.
3. Шаблоны и конструтор договоров
Разработка и согласование шаблонов договоров — важный, но трудоемкий этап стандартизации договорной работы, как для юристов, так и для других подразделений.
Перед тем как приступить к разработке шаблонов, рекомендуем оценить целесообразность создания шаблона для каждого типа сделки по следующему чек-листу:
- Регулярность: (частотность определяется каждой компании самостоятельно). Нецелесообразно разрабатывать шаблон, если все сделки подобного рода уже были заключены на длительный срок или договор такого рода потребуется 1-2 раза в год.
- Идентичность условий — предмет, права, обязанности и ответственность неизменны, а изменяемая часть небольшая.
- Объективная возможность использования вашей формы договора с основной массой контрагентов по сделкам этого типа.
Но даже если не удается подписывать договоры по вашей форме без изменений со стороны контрагентов и вывести юристов из процесса согласования, наличие шаблона уже экономит время на этапе подготовке первого проекта договора и его согласования внутри компании.
Хорошая практика — когда шаблон договора состоит из двух частей: изменяемой и неизменяемой (например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями расположены на первых страницах или в приложении к договору). Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.
Идеально, если получится обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений за счет IT-решений (СЭД, CRM, CLM, конструкторы договоров).
Рекомендуется отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и изменения к ним при их актуализации.
Также хорошей практикой является разработка и описание условий, при соблюдении которых можно использовать тот или иной шаблон. Идеально, когда выбор шаблона происходит автоматически в СЭД, CLM или конструкторе документов, а сам шаблон заполняется автоматически актуальными реквизитами сторон из справочников
Один из самых эффективных способов ускорить процесс подготовки типовых документов — это обеспечить, чтобы они формировались автоматически с минимальным вовлечением человека. Конструкторы договоров решают эту задачу.
В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически за счет данных, передаваемых из других IT-систем, а также за счет ответов, которые выбирает пользователь, отвечая на заранее настроенные в конструкторе вопросы по основным условиям сделки.