Бенчмаркинг по стандартам договорной работы

Стандарт договорной работы

Исследование LINK, ВШЭ и Doczilla по организации договорной работы в ведущих российских компаниях с учетом внедрения ИИ-инструментов

Стандарт 2024

Скачать PDF

2.0

Введение

Летом 2024 года эксперты сообщества юристов LINK, преподаватели ВШЭ и LegalTech-компания Doczilla представили исследование «Бенчмаркинг по стандартам договорной работы». Оно стало неформальным профессиональным стандартом для договорной работы, объединив практические инструменты и методы для организации эффективного договорного процесса.

В 2025 году развитие искусственного интеллекта вышло на новый уровень. Это серьезно влияет на работу юристов, готовых использовать ИИ, в том числе в договорной работе. Поэтому авторы Стандарта добавили соответствующие разделы для обобщения новых практик и инструментов с использованием ИИ.

Как и первая версия, Стандарт договорной работы 2.0 обобщает подходы к методологии организации договорного процесса. При этом он не охватывает исследование подходов к составлению конкретных условий договоров и применению Legal Design. Эти аспекты пока не унифицированы даже внутри одной отрасли и, возможно, станут темами для отдельных исследований в будущем.

Ключевые тренды организации договорной работы

Управление договорами на основе данных

Информация во всех договорах компании теперь воспринимается как единый стратегический актив. Цифровые договоры и другие ИИ-инструменты позволяют создавать «умные хранилища» и матрицы обязательств, используя не только метаданные из СЭД, что значительно повышает эффективность контроля за исполнением обязательств. Кроме того, ИИ даёт возможность отслеживать эффективность договорной работы не только по количественным метрикам (например, времени согласования), но и по качественным (в том числе по нетиповым договорам).

Цифровой договор

Развиваются технологии, которые с помощью ИИ и иных инструментов автоматически извлекают параметры сделки из согласованных и подписанных договоров. Технологии способны выделять предмет договора, цену, порядок и условия оплаты, сроки, ключевые обязательства сторон, условия об ограничении ответственности и иные ключевые данные. На основе этих параметров формируются структурированные базы данных, используемые для аналитики и построения дашбордов по заключённым сделкам, а также для автоматизации исполнения контрактов — то есть для контроля ключевых вех и автоматизированной подготовки всей сопутствующей документации (дополнительных соглашений, писем, претензий, исков, актов, счетов и заявок).

Legal Operations становится самостоятельной функцией

Эта тенденция набирает силу: по данным исследования «Юридическая функция — 2025», в 25% компаний со штатом от 5 тысяч человек уже работают отдельно выделенные Legal Ops-офицеры. При этом управление документооборотом входит в топ-3 приоритетов руководителя юрфункции, а скорость обработки документов — в топ-3 ключевых показателей эффективности юридического департамента.

Искусственный интеллект

На рынке появилось множество сервисов со встроенными ИИ-инструментами, которые юристы активно тестируют. В компаниях уже запускаются первые пилотные проекты по применению ИИ в договорной работе. Это формирует первые общие подходы к тому, где, как и с учётом каких нюансов его можно эффективно применять.

Развитие ТЭДО

Полноценный трансграничный электронный документооборот уже реализован с Беларусью и Казахстаном. В конце августа завершён пилотный проект с Узбекистаном, сейчас прорабатывается возможность масштабирования решений с другими странами ЕАЭС и АТР (Китай, Япония, Вьетнам, Монголия, Индия, Таиланд и др.).

Этапы договорной работы

Подготовительный (преддоговорный) этап

Разработка общих условий работы с контрагентами
Проведение проверки потенциальных контрагентов (KYC)
Онбординг контрагентов до заключения первой сделки
Получение корпоративных одобрений и согласий на совершение сделки
Составление проектов (драфтинг) договоров с индивидуальными условиями

Договорный этап

Разработка бизнес-процессов подготовки и согласования договоров
Стандартизация договорной работы: разработка шаблонов, чек-листов для проверки, библиотеки стандартных формулировок, базы знаний
Автоматизация процесса подготовки и согласования договоров
Наличие стандартов по переговорам и согласованию условий сделок с контрагентами
Настроенные процессы по визированию и подписанию договоров, контроль версий и получение подписанных оригиналов
Формирование электронного архива и базы данных о заключённых контрактах

Этап исполнения и прекращения договора («постдоговорный»)

Разработка шаблонов документов, связанных с исполнением и изменением договора (допсоглашений о пролонгации, изменении тарифов, формы спецификаций, заявок, писем, актов, уведомлений и т. п.)
Разработка стандарта по контролю над исполнением договоров
Разработка регламента по судебно-претензионной работе

1.Подготовительный (преддоговорный) этап

Разработка общих условий работы с контрагентами

Ключевая часть преддоговорной работы — выявить риски, которые могут сорвать или затянуть сделку, причинить убытки бизнесу или нанести ущерб репутации компании, а также определить способы снизить эти риски.

Обычно, результатом этой работы, становятся «Общие условия сотрудничества» («Общие условия»).

Общие условия — это базовые и существенные положения, которые едины для всех договоров компании или для договоров определённого вида (Общие условия поставок, Общие условия подряда, Общие условия оказания услуг, Общие условия строительного подряда, Общие условия перевозки, Общие условия аренды недвижимости и т. п.).
Если такие условия разработаны, они могут использоваться
как настольная книга для контрактных менеджеров, менеджеров по закупкам, клиентских менеджеров, юристов и всех участников договорного процесса.

Общие условия также могут быть размещены на сайте компании или включены в пакет документов к запросу коммерческого предложения (RFQ/RFI) в рамках тендера, конкурса или предложения на закупку.

В зависимости от типа договора (расходного или доходного) Общие условия включают следующие положения:

Стандартные условия поставки / Оказания услуг / Выполнения работ / Аренды и т.п.

Стандартные условия платежа

Стандартные требования по качеству и гарантия качества

Разрешение споров и применимое право

Санкционные и антикоррупционные оговорки

Заверения об обстоятельствах

Форс-мажор

Приемка и требования к первичным документам

Соблюдение законодательства, требований по охране труда

Право на проверку деятельности

Ответственность

Порядок изменения и расторжения договора

Проведение проверки потенциальных контрагентов (KYC)

KYC (know your client) — стандартный процесс проверки контрагента перед началом работы с ним.
Этот процесс можно разделить на два блока:

оценку благонадежности;
оценку на санкционные риски.

Оценку благонадёжности проводят для налоговых целей, а также для безопасности компании — чтобы исключить недобросовестность контрагента и снизить риски ущерба.

Такая проверка проходит на основе:

данных и документов, которые контрагент предоставляет по заранее составленному перечню;
анализа данных из публичных источников;
опыта предыдущей работы с этим контрагентом (если был).

В последнее время сохраняется тенденция сокращать объём запрашиваемых документов: компании запрашивают только те сведения, которые нельзя получить из публичных источников (устав, если он не опубликован, структура собственности для АО, справки о ресурсах, согласия, доверенности и т. д.).

Облачные или внутрикорпоративные ИИ-инструменты также позволяют анализировать информацию из различных отчётов, сводить её в единый удобный формат с краткими выводами и рекомендациями.

Пример оптимизация процедуры: размещение основных условий на официальном сайте

Проверка по бесплатным публичным источникам требует сбора информации со множества ресурсов: порталов ФНС, ФАС, ФССП, Федресурса, МВД, Генпрокуратуры, картотеки арбитражных дел, банка исполнительных производств, сайта контрагента и других интернет-источников. Поэтому для автоматизации и повышения эффективности большинство компаний используют платные сервисы, например:

Спарк
Контур.Фокус
Глобас
СБИС и др.

Все провайдеры предлагают предустановленные наборы критериев для проверки. Эти критерии можно адаптировать — изменить их количество и значимость отдельных риск-факторов.

Проверка и периодический мониторинг контрагентов — это самостоятельный бизнес-процесс, выходящий за рамки настоящего стандарта, поэтому здесь мы включаем только базовые принципы организации этого процесса.

На рынке сложились две основные модели организации проверки контрагентов в зависимости от структуры компании:

Без участия юристов

Когда ведущую роль в процессе берёт на себя служба безопасности.

С участием юристов

Когда юристы наряду с другими функциями подключаются к проверке.

Крупные компании заранее формируют пулы предквалифицированных контрагентов по разным направлениям, чтобы сократить время на поиск и проверку.

Авторы Стандарта ожидают, что в ближайшем будущем ИИ-инструменты будут активно использовать для создания и поддержания актуальности таких пулов.

Тем не менее, важно удостовериться, что

Контрагентов фоново мониторят по заданному графику, а новые результаты проверки напрямую влияют на исполнение договоров.

Результаты анализируют профильные специалисты с учётом специфики каждого риск-фактора.

Перечень риск-факторов является оптимальным с точки зрения оценки результата. Все важные для юриста факторы проверяются системой.

Риск-факторы тщательно проверены.

Компания анализирует, систематизирует и хранит данные об исполнении договоров, а также о претензионно-судебных кейсах с контрагентом, чтобы формировать «чёрные» и «белые» списки.

Решения о сотрудничестве с контрагентом принимают после комплексной проверки, а работа тендерного комитета чётко регламентирована — с ясным распределением ответственности и процедурой принятия решений.

Мастер-данные проверенных контрагентов автоматически подтягиваются в договоры, чтобы избежать ошибок при ручном заполнении реквизитов (наименования, ИНН, ОГРН, адреса и т. п.)

Онбординг контрагентов

Если по правилам компании нужно подписать с контрагентом организационные соглашения, их заключают до или одновременно с основным договором.

К таким соглашениям относятся:
соглашение о конфиденциальности (NDA);
соглашение об электронном документообороте (ЭДО);
кодекс поставщиков;
иные аналогичные документы, которые не предусматривают движение товаров, работ, услуг или денежных средств, но регулируют порядок взаимодействия сторон по отдельным вопросам.

NDA

NDA подписывают, если во время переговоров планируют передавать конфиденциальную информацию. Некоторые компании заключают NDA со всеми контрагентами — особенно когда положения о конфиденциальности персональных данных не включены в основной договор.

Проверку NDA можно делать при помощи AI (см. ниже в разделе проверка договоров)

Соглашение об эдо

На рынке нет единого подхода к оформлению соглашений об ЭДО как отдельного документа. Большинство компаний уже завершили масштабный переход на ЭДО, поэтому такие соглашения заключают всё реже. Однако в отдельных случаях это остаётся оправданным, например:

При нескольких сделках с одним контрагентом, если у них разные условия, сроки обработки документов при приёмке товаров/работ/услуг и требования к форме.
При массовом одномоментном переходе на ЭДО с разными контрагентами, если сделки находятся на разных стадиях (заключение, исполнение, прекращение), содержат разные требования к форме и срокам обработки документов или когда нужно заменить обмен скан-копиями на подписание УКЭП через операторов ЭДО.
При использовании ПЭП, НЭП или обмена документами без операторов.
При необходимости установить требования к формату для неформализованных документов (например, установить запрет на отправку в формате jpeg или pdf без текстового слоя) и правилам направления неформализованных документов, а также последствия их нарушения.
При необходимости определить требования к наличию и содержанию МЧД, установив последствия несоблюдения.

Пример оптимизации процедуры по заключению NDA путем присоединения к условиям на официальном сайте компании «СИБУР»:
Договорные условия компании «СИБУР»: список положений и документов (sibur.ru)

Если вы работаете с иностранными партнерами, требуются двуязычные шаблоны.

Хорошей практикой является автоматическое формирование NDA без участия юристов при помощи конструкторов договоров (Doczilla, Turbocontract, Ю-райт) или генераторов печатных форм (например, на базе 1С или в CRM-системе).

Часть этих случаев можно учесть, включив положения об ЭДО непосредственно в основной договор, — этот подход также применяют на практике.

Отдельное соглашение об ЭДО чаще всего нужно при массовом переходе на неформализованные документы (дополнительные соглашения, претензии, уведомления, заявки и т. п.). Это позволяет унифицировать их сортировку и маршрутизацию, а также обеспечить распознавание ИИ-инструментами для построения единого бизнес-процесса.

Онбординг контрагентов

К таким соглашениям относятся:
соглашение о конфиденциальности (NDA);
соглашение об электронном документообороте (ЭДО);
кодекс поставщиков;
иные аналогичные документы, которые не предусматривают движение товаров, работ, услуг или денежных средств, но регулируют порядок взаимодействия сторон по отдельным вопросам.

NDA

Проверку NDA можно делать при помощи AI (см. ниже в разделе проверка договоров)

Если вы работаете с иностранными партнерами, требуются двуязычные шаблоны.

Соглашение об эдо

При нескольких сделках с одним контрагентом, если у них разные условия, сроки обработки документов при приёмке товаров/работ/услуг и требования к форме.
При массовом одномоментном переходе на ЭДО с разными контрагентами, если сделки находятся на разных стадиях (заключение, исполнение, прекращение), содержат разные требования к форме и срокам обработки документов или когда нужно заменить обмен скан-копиями на подписание УКЭП через операторов ЭДО.
При использовании ПЭП, НЭП или обмена документами без операторов.
При необходимости установить требования к формату для неформализованных документов (например, установить запрет на отправку в формате jpeg или pdf без текстового слоя) и правилам направления неформализованных документов, а также последствия их нарушения.
При необходимости определить требования к наличию и содержанию МЧД, установив последствия несоблюдения таких требований.

Хорошей практикой считают:

Инструменты для автоматического определения необходимости одобрения сделки с вашей стороны.
Разработанные шаблоны корпоративных одобрений (решений, протоколов) и документов для их получения.
Чек-листы для проверки необходимости одобрения сделки со стороны контрагента.
Автоматическое формирование, согласование и подписание корпоративных одобрений и сопутствующих документов с помощью IT-продуктов (ERP, СЭД, CRM, конструкторы документов, ИИ).
Система для отслеживания корпоративных одобрений при изменении договора (увеличение суммы, изменение предмета и т. п.).

Решения: Doczilla, 1С, Elma, DocsVision. Directum, Tessa, Turbocontract.

Процесс одобрения договора внутри компании и у контрагента в идеале должен завершиться до подписания. Это особенно важно, когда нужно согласование с государственными органами или регуляторами.

Если в группе компаний действуют правила внутреннего согласования отдельных решений и сделок (не оформляемых как корпоративные решения органов управления по уставу), такие согласования также проводят на этом этапе.

По состоянию на середину 2025 года, согласно опросу, автоматизация проверки и получения корпоративных одобрений всё ещё развита слабо. Распространён подход с оформлением пакетных пост-одобрений для сделок, заключённых в определённый период (месяц, квартал и т. д.).

Корпоративные одобрения и согласия на совершение сделки

Составление проекта договора с индивидуальными условиями

Если контрагент направил комментарии к стандартным Общим условиям, с которыми был ознакомлен на этапе тендера, анализ таких комментариев и корректировку типового договора с учётом замечаний можно проводить на платформе, обеспечивающей одновременную работу над документом в едином пространстве с контролем версий и использованием ИИ-инструментов.

Целесообразно внедрить систему учёта времени, которое компания в целом и каждое подразделение в частности тратят на создание нетипового договора, а также на согласование стандартных и нестандартных договоров.

Не всегда удаётся работать с контрагентом по собственным шаблонам, особенно при заключении эксклюзивных индивидуальных контрактов. Разработка проектов договоров с нетиповыми условиями всегда требует много времени, поэтому их готовят на преддоговорном этапе.

2.Договорный этап

Разработка бизнес-процессов подготовки и согласования договоров. Бизнес-процесс подготовки и согласования договоров можно условно разделить на несколько элементов:

Матрица согласований

Матрицу разрабатывают для каждого типа сделок. Её можно представить в виде блок-схемы с текстовым описанием.

Маршруты согласования могут быть многовариантными и зависеть от разных факторов, например:

предмета договора;
цены сделки;
наличия или отсутствия ограничения ответственности компании по договору;
соответствия договора шаблону;
статуса контрагента (резидент или нерезидент РФ).

Разграничение зон ответственности

Все участники согласования внутри компании должны чётко понимать свою зону ответственности в сделке и перечень вопросов, по которым они принимают решения при согласовании условий договора.

Неэффективен подход двух крайностей: когда «все проверяют всё» или когда ответственность не распределена. Хорошей практикой считается чёткое разграничение ответственности между подразделениями согласно их профессиональным областям — например, на основе положения о подразделении или регламента договорной работы.

Если в компании нет отдельного подразделения, отвечающего за методологию договорной работы, то юрист, как правило, обеспечивает согласование распределения зон ответственности и фиксирует это разметкой в шаблонах и/или регламенте по согласованию договоров.

Динамичные маршруты согласования, влияние AI и других технических средств на внутреннее согласование условий договоров

СЭД или CLM-система отслеживает правки в документе и параметры сделки, автоматически корректируя маршрут согласования в зависимости от изменений.
Такая гибкость стала возможной благодаря ИИ-инструментам. Они анализируют все правки в типовой форме и помогают выстраивать «умные» маршруты, подключая только те подразделения, чьи интересы затрагиваются правками. Это позволяет избежать автоматического согласования по полной цепочке и ручной маршрутизации с риском ошибок и злоупотреблений.

Юристы выступают не только как методологи создания маршрутов согласования договоров, но и как владельцы процесса их формирования и изменения. Благодаря развитию технологий юристам всё реже требуется помощь IT-специалистов для перенастройки систем.

Классификация договоров для построения матриц:

Каждая категория делится на:

Доходные:

рамочные (аренда, поставка, подряд, оказание услуг);
разовые (аренда, поставка, подряд, оказание услуг);

Расходные:

рамочные (аренда, поставка, подряд, оказание услуг);
разовые (аренда, поставка, подряд, оказание услуг);

Организационные соглашения:

NDA;
соглашение об ЭДО.

Пример схемы согласования договора в Doczilla

Пример схемы согласования договора без Doczilla

Перечень договоров, которые не требуют согласования с юристом (длинные и короткие цепочки согласования):

Согласно результатам опроса, во многих компаниях юристы по-прежнему участвуют в согласовании 100% договоров. Однако появилась устойчивая тенденция к исключению их из процесса по низкорисковым сделкам, которые каждая компания определяет самостоятельно — не только по сумме, но и по предмету договора.

Также юристы выходят из согласования договоров, которые заключаются на стандартных условиях компании без изменений.

Также растёт тенденция передавать проверку низкорисковых договоров искусственному интеллекту. Задача ИИ — убедиться в отсутствии высокоматериальных рисков, а при их обнаружении направить договор на согласование по классическому маршруту.

Критерии сделок, не требующих согласования юристами при правильно выстроенной системе:

договор, который заключают по шаблону компании без изменений;
цена (например, до 1 000 000 рублей);
лимит ответственности;
тип сделки (участие в семинарах, покупка канцелярии и т.п.);
прочее.

Таким образом, критерии маршрутизации определяются:

спецификой бизнеса и индустрии;
организационной структурой компании;
риск-аппетитом и видением роли каждой функции в договорном процессе с учётом договорённостей с другими подразделениями и/или позиции СЕО/собственника.

Подходы к согласованию договоров

Если в компании нет отдельного подразделения для внесения всех правок и комментариев, целесообразно поручить параллельное согласование другим подразделениям, а юристов подключать последними. Такой порядок защищает компанию от риска изменения предмета сделки или ключевых условий, а юристов — от лишней работы.

Каждое подразделение, зная свою зону ответственности, работает с договором в режиме правок. На завершающем этапе юрист (инициатор или специалист отдела документооборота) систематизирует и формализует документ с учётом всех изменений.

Хорошей практикой считается закрепление в регламенте не только сроков согласования, но и требований к форме представления комментариев и оценки рисков. Внесение изменений напрямую в договор в режиме правки — базовое требование ко всем департаментам, когда возможно исправить документ текстовыми правками.

Для договоров со множеством дополнительных соглашений целесообразно использовать мастер-файлы, содержащие актуальную версию договора с учётом всех изменений. Их можно создавать с помощью ИИ-инструментов (готового решения пока нет, но его появление — вопрос времени).

Разработка шаблонов и конструктор договоров, библиотека формулировок, база знаний

Разработка и согласование шаблонов договоров — важный, но трудоёмкий этап стандартизации договорной работы как для юристов, так и для других отделов. Он требует интервьюирования сотрудников всех подразделений, участвующих в согласовании и исполнении договоров, чтобы обеспечить соответствие условий договора реальным бизнес-процессам.

Перед разработкой шаблонов рекомендуем оценить целесообразность создания шаблона для каждого типа сделки по следующим критериям:

Регулярность. Не стоит разрабатывать шаблон, если все подобные сделки уже заключены на длительный срок или договор такого типа нужен 1−2 раза в год.

Идентичность условий. Шаблон уместен, если неизменны предмет договора, права, обязанности и ответственность сторон, а изменяемая часть незначительна.

Возможность использования вашей формы. Шаблон целесообразен, если его можно применять с большинством контрагентов по этому типу сделок.

Даже если не удаётся подписывать договоры по вашей форме без изменений контрагентами и исключить юристов из процесса согласования, шаблон экономит время на подготовку первого проекта договора и его внутреннее согласование.

Хорошей практикой считается структура шаблона, состоящая из двух частей: изменяемой и неизменяемой. Например, когда все изменяемые части с ключевыми условиями размещены на первых страницах или в приложении к договору. Также встречается практика, когда договоры состоят из Общих и Специальных условий.

Важно обеспечить техническую защиту текста договора от несанкционированных изменений с помощью IT-решений: автозаполняемых форм в СЭД, CRM, CLM или конструкторах договоров.

Рекомендуем отдельно продумать и создать процесс утверждения шаблонов и их изменений при актуализации, предусмотрев отдельный вид документа и специальный маршрут для шаблонов.

Также для успешного внедрения необходима разработка и описание условий для использования каждого шаблона. Идеально, когда система (СЭД, CLM или конструктор) автоматически выбирает шаблон на основе метаданных, указанных пользователем, и заполняет его актуальными реквизитами сторон из справочников.

Один из самых эффективных способов ускорить подготовку индивидуальных договоров на основе типовых форм — обеспечить их автоматическое формирование с минимальным участием человека. Эту задачу решают конструкторы договоров.

В конструкторе договоры и другие документы формируются автоматически на основе данных из других IT-систем, а также ответов пользователя на заранее настроенные вопросы об основных условиях сделки.

Шаблон договора vs конструктор договоров?

Выбор между шаблоном и конструктором зависит от многих факторов: сложности договора, компетенции пользователей и загрузки юристов. Иногда юристу проще создать готовый шаблон, где все положения уже тщательно подобраны и согласованы. Для договоров с небольшим числом переменных отлично подойдёт конструктор.

Как правило, договоры, созданные по шаблонам или в конструкторе, защищены от редактирования. Это сокращает цикл сделки, исключая юристов и другие департаменты из цепочки согласования.

Самые популярные конструкторы документов в России:
Doczilla, Turbocontract, Ю-райт, FreshDoc, Simplawyer

Библиотеки формулировок и базы знаний

Создание и поддержание библиотек формулировок и корпоративных баз знаний становится ключевым элементом стандартизации договорной работы.

Библиотека формулировок — это систематизированный набор проверенных и согласованных юридических формулировок для разных типов условий, применяемых при подготовке и согласовании договоров. Такая библиотека обеспечивает единообразие текстов, снижает риск ошибок и неоднозначных трактовок, а также экономит время юристов и других участников договорного процесса.

Корпоративная база знаний по договорной работе аккумулирует лучшие практики, алгоритмы согласования, примеры решений спорных ситуаций, разъяснения по применению стандартных положений, чек-листы и руководства по анализу условий договоров (плейбуки).

Практика подтверждает, что такая база значительно ускоряет подготовку, проверку и согласование договоров, упрощает онбординг новых сотрудников и служит основой для автоматизации договорных процедур и внедрения ИИ-инструментов.

Особенно продуктивен подход с интеграцией библиотек формулировок и базы знаний с системами электронного документооборота, конструкторами договоров и системами управления жизненным циклом контрактов (CLM). Это позволяет использовать актуальные версии стандартных текстов и учитывать накопленный опыт компании при работе с новыми договорами.

Внедрение и регулярное обновление этих ресурсов рекомендуется закрепить в регламенте договорной работы и систематически актуализировать на основе обратной связи пользователей и анализа практики.

2. Проверка договоров при помощи AI

При работе с нетиповыми договорами юристы ищут возможность применения ИИ-инструментов без ущерба качеству проверки, но пока это не привело к их повсеместному применению.

Появились специализированные инструменты проверки нетиповых договоров. Для их внедрения юристы и провайдеры сервисов по проверке с встроенным ИИ-инструментами разрабатывают чек-листы и плейбуки, которые служат основой проверки документов.

Эти инструменты доступны не только юристам, но и инициаторам сделок. При загрузке договора в СЭД со встроенным искусственным интеллектом система автоматически создаёт карточку документа, проверяет его на соответствие существующим чек-листам и плейбукам, а также уведомляет пользователя о выявленных несоответствиях.

Менеджер может оперативно согласовать изменения с контрагентом до запуска договора в дальнейшее согласование. Это значительно сокращает цикл сделки и количество итераций согласования.

Инструмент проверки можно настроить с использованием различных чек-листов для каждого подразделения — в соответствии с их задачами и зоной ответственности. Все эти настройки могут находиться в ведении юриста как владельца процесса.

ИИ-помощника можно также использовать для проверки договоров, исключённых из согласования юристами, включая контроль правильности выбранного маршрута. Например, если договор полностью соответствует шаблону и должен пройти по короткой цепочке. При обнаружении отклонений от чек-листов такая проверка предотвращает подписание договора вслепую. Эта гарантия качества позволяет расширить перечень сделок «без согласования юристами» сделками с более высоким порогом материальности.

Автоматизация процесса согласования договоров

1. Электронный документооборот

Стандартом стала автоматизация согласования договоров в СЭД (система электронного документооборота) или CLM (contract life-cycle management, или система управления жизненным циклом контракта).

Без этих систем невозможно выстроить эффективную договорную работу в крупной компании.

Хорошей практикой считается запуск согласования договора в СЭД в готовом для согласования всеми подразделениями и подписания виде — это позволяет подписать его сразу после первого круга согласования. Такой подход повышает важность качественной проработки преддоговорного этапа: анализа условий контрагента, его комментариев к вашей форме или предложенной им версии договора.

Стандарты по переговорам и согласованию условий сделок с контрагентами

А.

Изменения можно вносить прямо в текст договора в режиме рецензирования

В.

Работать через протокол разногласий (IT-решения уже умеют его формировать автоматически, сравнивая две версии договора между собой)

С.

Изменения можно вносить в изменяемую часть документа (блок «Дополнительные (специальные) условия»)

Разработать матрицу отклонений от типовых условий

Вариант D с матрицей отклонений от типовых условий встречается реже, но помогает сократить цикл сделки. Чтобы внедрить этот подход, подразделения заранее договариваются, насколько ответственное лицо может отходить от стандартных условий при заключении сделок.

Варианты А, B и С — самые распространённые. Однако компании всё чаще отказываются от работы с протоколами разногласий.

Например, если контрагент меняет в стандартном договоре срок досудебного урегулирования с 30 на 60 дней, инициатор через матрицу может сразу определить, потребуют юристы согласования или нет. Матрица чётко определяет границы свободы бизнеса при согласовании условий и показывает, какие изменения можно вносить в стандартные положения без участия юриста или других специалистов.

Наблюдается тренд на внедрение технологий, которые позволяют работать с документом на этапе согласования в едином пространстве. Такие решения поддерживают одновременную многопользовательскую работу и контроль версий документа.

Как работать с изменениями договора контрагентом? Есть несколько подходов к решению этого вопроса. Допустим, вы направляете стандартный договор контрагенту, но появляются разногласия. Как подойти к организации этой работы?

4. Штрих-коды

Штрих-код или QR-код на бумажном документе позволяет быстро найти сам документ, его карточку в СЭД или CLM и изучить историю сделки до и после подписания.

Если компания по какой-либо причине подписывает договоры на бумаге, штрих-код станет большим подспорьем для архивирования и создания архивного реестра. Это значительно экономит время на внесение информации и исключает ошибки при ручном вводе данных.

5. Автоматическая аналитика и статистика

СЭД и особенно CLM-системы с помощью аналитики помогают выявлять узкие места на всех этапах подготовки и согласования документов.

При больших объёмах сделок вести такую статистику вручную невозможно. Это ещё один довод в пользу автоматизации договорной работы в СЭД или CLM.

Как AI может помочь на этапе согласования с контрагентом

При загрузке версии контрагента ИИ-помощник может сравнить документы и проверить изменения на соответствие корпоративным стандартам (шаблонам).

Если ИИ-помощник обнаруживает несоответствия, он подсвечивает расхождения и предлагает варианты формулировок для обсуждения с контрагентом.

Завершающую проверку документа после согласования с контрагентом и внутренними службами также можно поручить ИИ-помощнику, чтобы убедиться, что в тексте договора не осталось лишних положений.

3. Визирование и подписание договоров, контроль версий и получение подписанных оригиналов

Электронное подписание договоров — обязательное условие эффективной работы с контрактами.

Некоторые юристы и представители бизнеса опасаются переходить на подписание договоров с помощью ЭЦП, предпочитая использовать электронную подпись только для первичных формализованных документов.

Трендом становится отказ от этой консервативной позиции.

Подписание через операторов ЭДО (электронного документооборота) исключает необходимость парафирования бумажных документов и проверки версий подписанного договора.

Чтобы избежать риска подлога документов контрагентом при электронном подписании, рекомендуем подписывать договор первыми.

Важно: заранее определите перечень сделок, которые нельзя подписывать через ЭДО, с учётом практики вашей компании.

Для подписания договоров с нерезидентами можно использовать электронную подпись. Для этого заключают соглашение об электронном взаимодействии согласно п. 2 ст. 6 ФЗ-63. Множество сервисов в России и за рубежом предоставляют возможность подписания договора с использованием электронной подписи.

Независимо от формы договора последний круг согласования организуют так, чтобы подписант получал лист согласования с визами всех ответственных сотрудников в соответствии с утверждёнными маршрутами и итоговыми комментариями (этап визирования).

Парафирование договора перед подписанием необходимо только для бумажных документов.

Согласно результатам опроса, ни парафирование, ни сшивание бумажных договоров не являются распространённой практикой. Поэтому особенно важен этап контроля печати и возврата подписанной версии, если компания направляет оригиналы договоров на бумаге. Задача юриста в таком процессе — убедиться, что регламент договорной работы содержит чёткое описание этих этапов с указанием ответственных лиц и последствий при выявлении нарушений по итогам аудита исполнения процесса, а также исполнение на практике данных и практическая реализация.

3.Формирование электронного архива и базы данных о заключённых контрактах

Хорошей практикой считают создание системы хранения подписанных договоров или электронного архива, где уполномоченные сотрудники могут быстро находить нужные договоры.

Некоторые компании в 2024 году продвинулись дальше: они работают над тем, чтобы IT-решения формировали не только человеко-читаемые договоры, но и цифровой слой со структурированными данными об условиях подписания контрактов.

Такие решения называют «цифровыми договорами». Их уже начали внедрять или планируют к внедрению компании с большим объёмом договорной работы, и этот тренд набирает силу (например, «Магнит», Х5 Retail Group, «Северсталь»).
С помощью ИИ-инструментов и цифровых договоров компании смогут вывести на новый уровень работу с данными об условиях и обязательствах.

Создание карточек договора или проекта на основе данных из подписанного документа позволяет заложить фундамент для внедрения электронной системы управления договорными обязательствами.

Оценка эффективности контрактов и управление обязательствами невозможны без этого фундамента. Ручное внесение данных в систему управления договорными обязательствами неэффективно и не позволяет качественно настроить управление договорным портфелем.

ИИ-помощник может использовать данные из цифровых договоров для построения аналитики по компании и сделкам, а также для подготовки дашбордов в различных разрезах.

Создание цифрового слоя договора позволяет использовать данные из договоров для принятия управленческих решений.

Цифровой договор — это не просто электронная копия бумажного документа, а структурированный объект данных. Он содержит информацию обо всех параметрах сделки, создаётся, согласуется, подписывается, исполняется и хранится в цифровой среде с интеграцией в бизнес-системы (1С, SAP, Oracle, СЭД и другие).

Примеры цифрового договора:

Цифровой договор, аналитика данных и управление договорным портфелем на основе метрик

NEW

AI-хранение документов

При организации хранения документов уже сегодня важно предусмотреть, к каким метаданным AI-помощники смогут получать доступ и какие метаданные нужно заложить в СЭД. Это позволит им искать не только сам договор и связанные документы, но и информацию об условиях сделки и обязательствах сторон.

Если компания может внедрить технологии цифрового договора и подключить к СЭД ИИ-помощников, такой комплекс технологий позволит не просто искать файлы, но и «общаться» с контрактами и сопутствующими документами на естественном языке для быстрого поиска ответов на вопросы и мгновенного принятия обоснованных бизнес-решений.

Такая система хранения не только сокращает трудозатраты на ввод данных, сортировку, ручную маршрутизацию и поиск информации, но и уменьшает время и задержки в согласованиях и обработке заявок. Борется с эффектом «мы это не увидели», позволяя настроить автоматическое создание задач, отправку уведомлений и выставление счетов на основе данных документа.

Реализация такого хранилища уже не мечта, а ближайшее будущее. Мы прогнозируем появление систем со встроенным «умным архивариусом» к концу 2025 — началу 2026 года.

4.Этап исполнения и прекращения договора («постдоговорный»)

Разработка шаблонов документов, связанных с исполнением и изменением договора

С подписанием договора работа по сделке не заканчивается, а только начинается. Поэтому стандартом считают наличие правил по контролю исполнения договоров, управлению изменениями и организации судебно-претензионной работы.

Разработка шаблонов документов, связанных с исполнением договора.

На этапе исполнения договора часто требуется срочно подготовить и согласовать стандартные документы для сопровождения сделки.

Юристы стремятся стандартизировать и эти документы, если их используют часто.

Какие документы обычно шаблонизируют:

дополнительные соглашения (установление тарифов на следующий год/квартал, продление срока действия договора и т. п.);
соглашения о расторжении;
доверенности;
протоколы;
письма, уведомления, заявки (заказы), требования и претензии;
заключения.

Работа с нетиповыми документами

С внедрением AI появляется возможность автоматически создавать нетиповые документы на этапе исполнения договоров:

корреспонденцию;
претензии;
допсоглашения;
иски;
отзывы и прочее,

Также есть возможность настроить их автоматическую проверку на соответствие корпоративным требованиям перед согласованием и подписанием.

Мы уже видим, что ИИ многократно повышает эффективность работы с нетиповыми документами по сценариям, описанным выше.

Разработка регламента по судебно-претензионной работе

Включение в договор положений, которые предусматривают возможность накопления систематических затрат (например, гарантийных) для требования компенсаций с заданной в договоре периодичностью и с упрощённым стандартом доказывания

Своевременное привлечение юристов

Своевременный сбор необходимых документов

Использование обеспечительных мер

Максимальная автоматизация претензионной работы: шаблоны претензий, внедрение механизмов зачётов и сальдирования

Применение мер для минимизации рисков при начале серьёзного спора: расторжение договора, приостановка поставок/оплат (включая договоры с контрагентами из одной группы с нарушителем, если это допускается договором)

Сильные стороны (Strengths)

Существенно ускоряет обработку документов, включая договоры.
Обеспечивает единые стандарты и снижает количество ошибок: ИИ проверяет договоры на соответствие чек-листам, шаблонам, плейбукам и требованиям.
Обеспечивает быстрый поиск и аналитику в больших массивах данных: мгновенные выжимки, ответы на типовые вопросы.
Чем больше объём данных и шаблонных задач, тем выше эффект от внедрения ИИ.

Возможности (Opportunities)

Оптимизация трудозатрат юристов и экспертов: позволяет переключить их на более интеллектуальные задачи.
Сокращение сроков выполнения типовых задач и процедур.
Создание основы для развития функции управления контрактами: контроль исполнения обязательств.
Развитие самообслуживания бизнеса: AI/LLM-ассистенты для типовых запросов и простых документов.
Экономическая выгода: упрощение и ускорение процессов, включая снижение себестоимости заключения одной сделки.
Конкурентное преимущество для пионеров внедрения — как для юристов, так и для компаний.

Слабые стороны (Weaknesses)

Риск ошибок ИИ: возможны «галлюцинации» и неточности, вплоть до стратегических ошибок (ответственность за результат остаётся на человеке).
Ограничения использования: не всем компаниям разрешено применять внешние языковые модели, а развёртывание локальных open-source-решений требует значительных ресурсов и высокого профессионализма ИТ-команды.
Успешное внедрение требует зрелости IT-инфраструктуры, бизнес-процессов, готовности персонала (юристов, служб информационной безопасности, пользователей).

Угрозы (Threats)

Кибербезопасность: риски утечек данных, атак на ИИ-системы, риски несоответствия требованиям (включая сферу персональных данных).
Сопротивление персонала: опасения сокращений штата из-за автоматизации.
Ошибки ИИ в договорах: потенциальные финансовые и репутационные потери.
Зависимость от технологий: риск отключения сервиса или прекращения поддержки со стороны вендора.
Завышенные ожидания: влияние ажиотажа вокруг ИИ на объективную оценку возможностей внедрения.
Регуляторные ограничения: возможное ужесточение законодательства, новые требования по сертификации и ответственности.

Выводы юристов об использовании ИИ в договорной работе: текущий опыт

Пройдите самодиагностику на эффективность договорного процесса в вашей компании по ссылке

Пройти тест

Doczilla Pro — стандарт в автоматизации договорной работы

Создайте: удобный конструктор документов с AI-модулем

Согласуйте: no-code маршруты согласования с командой и контрагентом

Подпишите: внедренная ЭЦП

Проконтролируйте: обязательства из договора автоматически мигрируют в таск-трекер, превращаются в задачи с ответственными и дедлайнами

Сохраните: файловое хранилище с гибкими настройками доступа

И это все — в едином рабочем пространстве

Оставить заявку

Оставьте заявку на демо, чтобы узнать, как Doczilla поможет вашим контрактам.

Россия 2025